Vedtægter for Ringsted Fotoklub anno 2023.
Stiftet 10. Maj 2004

• 1 – Navn
  Klubbens navn er Ringsted Fotoklub
• 2 – Formål
  Klubbens formål er at udvikle medlemmernes evner og interesse for digital fotografering og billedkritik.
  Formålet søges løst, ved afholdelse af møder, foredrag, fremvisning af billedmapper, afholdelse af konkurrencer, saglig billedkritik, workshops og lignende, ved medlemmernes venskabelige samvær og indbyrdes råd og vejledning.
• 3 – Klubbens hjemsted.
  Klubben har hjemsted i Ringsted. Mødestedet er pt. i Ringsted Kulturhus, men kan til en hver tid ændres på foranledning af formanden og/eller Bestyrelsen.
  Klubben har postadresse hos den til enhver tid værende formand.
• 4 – Medlemmer / Indmeldelse
  Enhver person, med interesse for klubbens formål, kan optages som medlem af klubben. Indmeldelse skal ske ved henvendelse til formanden eller den, af formanden udpegede medlemsadministrator.
  Medlemmerne kan deltage i alle klubbens aktiviteter, ligesom de har stemmeret på generalforsamlingen og er valgbare til klubbens bestyrelse og øvrige tillidsposter. Valgbare medlemmer til bestyrelsen skal være minimum 18 år og myndige.
• 5 – Udmeldelse
  Udmeldelse af klubben skal ske til formanden eller den, af formanden udpegede medlemsadministrator.
  Er et medlem 1 måned bagud med betaling af kontingent, betragtes medlemmet som udmeldt af klubben.
  Ved udmeldelse tilbagebetales indbetalt kontingent ikke.
• 6 – Generalforsamling
  Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år, først på året, dog senest i marts måned.
  Indkaldelse til generalforsamling sker alene pr. e-mail eller brev til hvert medlem, senest 3 uger (21 dage) før datoen for Generalforsamlingens afholdelse. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen med nedenstående punkter.
  1. Valg af dirigent.
  2. Valg af referent
  3. Formandens beretning.
  4. Kassereren aflægger det reviderede regnskab og forslag til budget.
  5. Indkomne forslag.
  6.Valg til bestyrelse, suppleant til bestyrelse, revisor og revisor suppleant. Først vælges en formand og dernæst vælges den øvrige bestyrelse og suppleant til bestyrelsen, revisor og revisorsuppleant. Sidst vælges et billedudvalg.
  7. Fastsættelse af kontingent for det kommende år.
  8. Eventuelt.
  Indkomne forslag skal være formanden i hænde senest 7 dage inden generalforsamlingen. Evt. opdateret dagsorden udsendes senest 2 dage inden generalforsamlingen.
  Der kan ikke foretages beslutninger eller valg på punkter under Eventuelt.
  Ved Generalforsamlingens start får alle fremmødte gyldige medlemmer, udleveret to stemmesedler, ligegyldigt om der umiddelbart er punkter til afstemning.
  7 – Generalforsamlingens beslutningsforslag
  Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed, bortset fra beslutning om ophævelse af klubben samt om vedtægtsændringer, jfr. § 15. I tilfælde af stemmelighed foretages, efter fornyet debat, en ny afstemning.
  Er der stadig stemmelighed, tæller formandens stemme dobbelt.
  Enhver lovligt varslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.
• 8 – Referat af Generalforsamling
  Den valgte referent skriver og renskriver referat af Generalforsamling til udsendelse senest 2 uger efter Generalforsamlingens afholdelse.
  Referatet godkendes af formanden/bestyrelsen inden offentliggørelse på klubbens hjemmeside.
• 9 – Dirigentens opgaver
  Dirigenten leder forhandlingerne på generalforsamlingen og foretager optælling af afgivne stemmer.
  Dirigenten kan ikke vælges blandt bestyrelsen.
  Dirigenten kontrollerer, at generalforsamlingen er varslet i henhold til vedtægterne. Dirigenten foranlediger endvidere, at afstemningen foretages hemmeligt, såfremt blot ét medlem fremsætter ønske herom.
• 10 – Ekstraordinære Generalforsamlinger
  Begæring om ekstraordinær generalforsamling kan fremsættes af bestyrelsen eller såfremt mindst 2/3 af stemmeberettigede medlemmer, skriftligt overfor bestyrelsen, fremsætter begæring herom.
• 11 – Regnskab
  Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. Revisor og kasserer underskriver regnskabet til godkendelse på generalforsamlingen.
• 12 – Kontingent
  Kontingentet for det efterfølgende kalenderår fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling, efter indstilling fra bestyrelsen.
  Det til enhver tid gældende kontingentbeløb kan findes på klubbens hjemmeside (www.ringsted-fotoklub.dk) eller ved henvendelse til formand eller kasserer.
  Kontingentet skal være indbetalt senest den 1. februar for at være stemmeberettiget på generalforsamlingen. I modsat fald fortabes stemmeretten på generalforsamlingen.
  Ved indmeldelse efter 1. Juli betales kontingent svarende til 50% af årskontingentet.
• 13 – Stemmeafgivelse
  Det er udelukkende gyldige medlemmer der kan afgive gyldig stemme (se §4 og §5)
  Stemmeafgivelse kan ske pr. e-mail eller fuldmagt og skal være formanden i hænde inden afstemningens begyndelse.
• 14 – Eksklusion
  I tilfælde af, at et medlem modarbejder klubbens interesser, eller skader dens omdømme, kan medlemmet på en generalforsamling, ordinær som ekstraordinær samt på et bestyrelsesmøde, ordinært som ekstraordinært, ekskluderes af klubben såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer herfor. For bestyrelsesmøder kræves konsensus for beslutning om eksklusion. Eksklusionen skal fremgå af dagsordenen eller indkaldelsen, før eksklusionen kan behandles.
  Ved eksklusion tilbagebetales kontingent ikke. 
• 15 – Vedtægtsændringer
  Ved beslutning om vedtægtsændringer eller klubbens opløsning kræves at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget om vedtægtsændring. Er generalforsamlingen ikke beslutningsdygtig efter nærværende paragraf, indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling med dette punkt på dagsordenen, der afholdes senest 14 dage efter. På denne generalforsamling kan beslutninger i henhold til nærværende paragraf træffes ved simpel stemmeflerhed. 
• 16 – Opløsning
  I tilfælde af klubbens opløsning, tilkommer det generalforsamlingen at bestemme, hvorledes de eksisterende beholdninger skal anvendes. Dette skal dog ske til et lignende formål som klubbens.
  Bestyrelsen fremlægger alle klubbens aktiver og passiver (og den anslåede værdi heraf) inden det kan besluttes, hvorledes eksisterende beholdninger skal anvendes. 
• 17 – Bestyrelsen
  Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen, og består af fem (5) medlemmer.F
  ormand og kasserer vælges på generalforsamlingen. Valgperioden for alle poster i bestyrelsen, er ét år. Genvalg kan finde sted.
  Der vælges hvert år en bestyrelsessuppleant, én revisor og én revisorsuppleant.
  Revisor, revisorsuppleant kan ikke være medlem af bestyrelsen.
  Valg in absentia kan foretages ved skriftlig tilkendegivelse heraf, af opstilleren. 
• 17a – Nedlæggelse af erhverv.
  Nedlægger formand eller kasserer erhverv inden valgperiodens udløb, vælges ny ved indkaldelse af ekstraordinært bestyrelsesmøde. Dette valg gælder udelukkende til udløb af indeværende valgperiode.
  Ved kassererens erhvervsnedlæggelse, udarbejdes et regnskab for den forløbne periode, der revideres af klubbens revisor inden overdragelse til ny kasserer. 
• 18 – Tegningsregler
  Foreningen tegnes af formanden eller kassereren.
  Bestyrelsen kan meddele prokura, der dog udelukkende kan tilgå et medlem af bestyrelsen.
• 19 – Bestyrelsespligt
  Det er bestyrelsens pligt at varetage klubbens daglige interesser i overensstemmelse med klubbens formålsparagraf samt at afholde bestyrelsesmøde(r) mindst en gang årlig eller når et medlem af bestyrelsen anmoder herom. 
• 20 Medlemspligt.
  Som medlem af Ringsted Fotoklub skal man kunne leve op til klubben formålsparagraf. Derudover skal medlemmerne være aktive i forbindelse med klubbens aktiviteter.
• 21 – Stemmeflerhed i bestyrelsen
  Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved stemmeflerhed.
  I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
  Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

• 22 – Udvalg
  Hvert halve år kan der nedsættes et aktivitetsudvalg bestående af min. 3 medlemmer plus et bestyrelsesmedlem, der planlægger aktiviteterne for foreningen det kommende halve år (forår og efterår). I mangel af et aktivitetsudvalg koordinerer bestyrelsen klubbens aktiviteter efter ønsker fra medlemmerne.
  Udvalgsmedlemmerne vælges på skift på et medlemsmøde i slutningen af den foregående periode. Aktivitetsudvalgets forslag til aktiviteter, godkendes af bestyrelsen, således at denne kan sikre, at aktiviteterne stemmer overens med klubbens formål.
  Billedudvalget består af 3 medlemmer, hvoraf ét medlem skal sidde i bestyrelsen. Billedudvalget vælges på den ordinære generalforsamling.
  23 – Økonomi
  Større økonomiske beslutninger (køb og salg, der overstiger 5.000,00) træffes i plenum på medlemsmøderne ved simpelt stemmeflertal.
  Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.
  Lån kan ikke optages uden generalforsamlingens, ordinær som ekstraordinær godkendelse. 

Vedtægterne er vedtaget ved en ordinær generalforsamling d. 6. marts 2017 og senest ændret ved en ordinær generalforsamling den 6. marts 2023.